Sessienotities in een vast stramien
Behandelde stof, huiswerk, inzet en afspraak. Vier velden die elke tutor invult, zodat rapporten van verschillende begeleiders op elkaar lijken.
Voor bijlesbureaus en tutoren
Elke maand een rapport dat ouders begrijpen
Bijlesrapport maakt van de korte notities die je na elke sessie schrijft een maandelijks voortgangsverslag, zodat je ouders bijpraat zonder er een avond aan te besteden.
Gemaakt voor de Nederlandse praktijk. Gegevens blijven in de Europese Unie en de AVG is leidend.
Hoofdstuk 01
Het werk begint pas als de les voorbij is
Lesgeven kun je. Wat energie kost, is alles eromheen: de ouder die vraagt of het nu beter gaat, de collega die overneemt en niets weet, en de maandwisseling waarop je zelf moet reconstrueren wat er is gebeurd.
- Losse berichten Wat je aan ouders vertelt, staat verspreid over appjes, mails en een gesprek bij de deur. Niemand kan het teruglezen, ook jij niet.
- Notities in schriftjes Elke tutor houdt het op zijn eigen manier bij. Bij ziekte of vervanging begint de nieuwe begeleider vrijwel opnieuw.
- De avond van de maandwisseling Aan het eind van de maand zit je uren te schrijven, omdat je alles moet ophalen uit je geheugen en uit je agenda.
- Twijfel bij ouders Bijles is een uitgave zonder zichtbaar product. Zonder verslag blijft het gevoel hangen dat het geld vooral in vertrouwen wordt uitgegeven.
- Geen dossier bij een klacht Wordt een ouder ontevreden, dan heb je geen rustige, gedateerde weergave van wat er is afgesproken en gedaan.
- Verspreide leerlinggegevens Namen, klassen en opmerkingen staan in telefoons, mailboxen en spreadsheets, terwijl het om gegevens van minderjarigen gaat.
Hoofdstuk 02
Van drie regels na de les naar een rapport per maand
Bijlesrapport verandert niets aan hoe je lesgeeft. Het verandert alleen wat er met je aantekeningen gebeurt.
-
Zet je leerlingen klaar
Per leerling leg je vast om welk vak het gaat, welke klas, wie de begeleider is en wie het rapport ontvangt. Dat doe je een keer, bij de intake.
-
Noteer na elke sessie
Direct na de les vul je in drie of vier regels in wat er is behandeld, hoe het huiswerk ging en wat de afspraak voor de volgende keer is. Dat kan op de telefoon, in de gang.
-
Laat het rapport zich vullen
Aan het eind van de maand staat het concept klaar: sessies, behandelde stof, afspraken en een plek voor jouw toelichting in gewone taal.
-
Nakijken en versturen
Je leest het door, scherpt de toelichting aan en verstuurt. De ouder krijgt het rapport in je eigen huisstijl en jij houdt een gedateerde kopie.
Hoofdstuk 03
01
02
03
04
05
06
07
08
Wat er in Bijlesrapport zit
Acht onderdelen, allemaal gebouwd rond dezelfde vraag: hoe krijgt een ouder aan het eind van de maand een eerlijk en leesbaar beeld?
Maandrapport in gewone taal
Het rapport bundelt de sessies van de maand en vertaalt vakjargon naar zinnen die een ouder zonder toelichting begrijpt.
Doelen en voortgang
Bij de intake leg je vast wat het doel is. Elk rapport laat zien welke stap richting dat doel is gezet en wat er nog ligt.
Cijfers die de ouder aanlevert
Ouders of leerlingen geven behaalde cijfers door. Ze staan in het rapport met de datum en met de vermelding dat ze zijn doorgegeven, niet gemeten.
Eigen huisstijl en afzender
Je logo, je kleur en je eigen afzendadres. De opbouw van het rapport blijft gelijk, zodat ouders elke maand hetzelfde herkennen.
Overdracht tussen tutoren
Neemt een collega over, dan leest die in twee minuten de laatste sessies, de doelen en de gemaakte afspraken terug.
Urenoverzicht per leerling
De geregistreerde sessies leveren een urenoverzicht op dat je exporteert voor je eigen facturatie of boekhouding.
Archief en export
Elk verstuurd rapport blijft bewaard met datum en ontvanger. Alles is te exporteren als pdf en als databestand, ook als je stopt.
Hoofdstuk 04
Wat het je oplevert
Niet meer administratie, maar dezelfde administratie op een moment dat het bijna niets kost.
-
Je avond blijft van jou
Het schrijfwerk verschuift naar de twee minuten na de sessie, als je nog precies weet hoe het ging.
-
Ouders bellen minder
Wie elke maand een verslag krijgt, hoeft tussendoor minder vaak te vragen hoe het staat met het huiswerk.
-
Verlengen wordt makkelijker
Aan het eind van een periode ligt er een rij rapporten die laat zien wat er is gebeurd. Dat gesprek voer je op inhoud.
-
Nieuwe tutoren draaien sneller mee
Het stramien vertelt een nieuwe begeleider precies wat er van hem wordt verwacht, zonder lange inwerkgesprekken.
-
Rust bij onenigheid
Loopt een traject niet zoals gehoopt, dan praat je aan de hand van een gedateerd overzicht in plaats van herinneringen.
-
Eén plek voor leerlinggegevens
Namen, notities en rapporten staan bij elkaar, met de bijbehorende afspraken over wie wat mag zien.
Hoofdstuk 05
Wat je van ons mag verwachten
Bijlesrapport is jong en klein. In plaats van cijfers over gebruikers vertellen we liever precies wat de software wel en niet doet.
Wat het wel doet
Sessienotities verzamelen, daar maandrapporten van maken, die in jouw huisstijl versturen en het archief bewaren. Daar houdt het op, en dat is de bedoeling.
Wat het niet doet
Het is geen boekhoudpakket, geen betaalsysteem en geen leerlingvolgsysteem van een school. Het beoordeelt ook geen leerlingen: die woorden schrijft de tutor zelf.
De regels die erachter zitten
Je verwerkt gegevens van minderjarigen, dus de AVG telt zwaar. Bijlesrapport helpt je bij het verwerkingsregister uit artikel 30 AVG en waarschuwt in het notitieveld voor bijzondere persoonsgegevens uit artikel 9 AVG, zoals gezondheidsgegevens.
Gegevens in de Europese Unie
Je gegevens staan op servers binnen de Europese Unie. Je krijgt een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG die voorschrijft, en bij een datalek melden wij het aan jou zodat je binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens kunt melden.
Wie erachter zit
Bijlesrapport wordt gemaakt en onderhouden door Jimenez Julien, uitgegeven door MLJ. Je leest op de pagina over de auteur hoe hij werkt en waarom hij zich in de bijlespraktijk verdiept.
Na het formulier
Je bericht komt rechtstreeks in de mailbox van de maker. Binnen twee werkdagen krijg je een persoonlijk antwoord, geen automatische reeks berichten. Je gegevens worden niet doorverkocht.
Zo ziet het eruit in de praktijk
Een geschetste situatie, geen klantverhaal
Stel: een bureau met drie tutoren begeleidt leerlingen uit de bovenbouw. Elke tutor vult na de sessie vier velden in. Op de laatste vrijdag van de maand staan de concepten klaar, de eigenaar leest ze door, past twee toelichtingen aan en verstuurt. De ouders krijgen dezelfde zaterdag hun rapport.
Dit voorbeeld is bedoeld om de werkwijze te verduidelijken. Het is geen weergave van een bestaande klant en er zijn geen resultaten aan verbonden.
Hoofdstuk 06
Meest gekozen opzet
Tarieven
Per maand, maandelijks opzegbaar, bedragen zonder btw. Weet je niet welk pakket past, kies dan het formulier en beschrijf je situatie.
Tutor
24 euro per maand
Voor de zelfstandige tutor of huiswerkbegeleider met een eigen leerlingenlijst.
- Eén begeleider
- Sessienotities en maandrapporten
- Eigen logo en afzendadres
- Urenoverzicht en export
- Ondersteuning per e-mail
Bureau
49 euro per maand
Voor een bijlesbureau of huiswerkinstituut met een team van begeleiders.
- Meerdere tutoren met eigen inlog
- Overdracht tussen begeleiders
- Rapporten nakijken voor verzending
- Doelen per leerling
- Hulp bij het verwerkingsregister
Vestiging
89 euro per maand
Voor organisaties met meerdere locaties of een grote groep leerlingen.
- Meerdere locaties naast elkaar
- Rollen en rechten per medewerker
- Overzicht per vestiging
- Begeleide inrichting bij de start
- Ondersteuning met voorrang
Bedragen zijn exclusief btw. In Nederland geldt voor deze dienst het algemene tarief van 21 procent. Pas je de kleineondernemersregeling toe, met een omzetgrens van 20.000 euro per kalenderjaar, dan reken je zelf geen btw aan ouders; dat verandert niets aan wat je hier betaalt.
Hoofdstuk 07
Veelgestelde vragen
De vragen die bijlesbureaus en tutoren het vaakst stellen voordat ze beginnen.
Wat staat er precies in een maandrapport van Bijlesrapport?
Elk rapport bevat de gevolgde sessies, de behandelde stof, de gemaakte afspraken, de laatst bekende cijfers als de ouder die heeft doorgegeven en een korte toelichting van de tutor. Onderaan staat wat er de komende maand op het programma staat.
Hoeveel tijd kost het om zo'n rapport te maken?
De tutor noteert direct na de sessie in drie of vier regels wat er is gedaan. Aan het eind van de maand bundelt Bijlesrapport die notities tot een concept, dat je nakijkt, aanvult en met een klik verstuurt. De maandelijkse ronde duurt daardoor minuten in plaats van een avond.
Werkt Bijlesrapport ook voor een zelfstandige tutor zonder bureau?
Ja. Het pakket Tutor is gemaakt voor een enkele begeleider met een eigen leerlingenlijst. Je hebt dezelfde rapporten en dezelfde sessienotities, alleen zonder de rollen, de teamplanning en de vestigingsoverzichten die grotere bureaus nodig hebben.
Hoe gaat Bijlesrapport om met gegevens van minderjarige leerlingen?
We verwerken alleen wat nodig is voor het rapport: naam, klas, vak, sessies en notities. Gezondheidsgegevens en andere bijzondere persoonsgegevens uit artikel 9 AVG horen er niet in en daar waarschuwt het notitieveld ook voor. De gegevens staan op servers in de Europese Unie en je krijgt een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG die vraagt.
Kan ik het rapport in mijn eigen huisstijl versturen?
Ja. Je zet je logo, je kleur en je afzendadres in, en kiest of het rapport als e-mail, als bijlage of als beveiligde link bij de ouder binnenkomt. De opbouw van het rapport ligt vast, zodat ouders elke maand hetzelfde herkennen.
Wat gebeurt er met mijn rapporten als ik stop?
Je exporteert op elk moment alle rapporten en sessienotities als pdf en als databestand. Dat is ook praktisch voor de bewaarplicht van zeven jaar die voor je administratie geldt. Na opzegging blijft de export beschikbaar tot je zelf laat verwijderen.
Zit er facturatie of een betaalkoppeling in?
Nee, en dat is een bewuste keuze. Bijlesrapport is geen boekhoudpakket en int geen geld. Je exporteert de geregistreerde uren per leerling, zodat je ze in je eigen facturatie of boekhouding kunt gebruiken.
Hoe snel krijg ik antwoord als ik het formulier invul?
Binnen twee werkdagen krijg je een persoonlijk antwoord op het adres dat je opgeeft. Je kunt ook rechtstreeks mailen naar jimenezjulien42@gmail.com als dat je beter uitkomt.
Hoofdstuk 08
Laatst geschreven
Stukken over rapporteren, oudercontact en de administratie van een bijlespraktijk.
Achtergrond
Waarom vragen ouders bij bijles steeds vaker om verantwoording over de voortgang?
Bijles is een aankoop zonder zichtbaar product. Waar komt de behoefte aan een verslag vandaan, en wat lost het op?
Stappenplan
In welke stappen ga je van losse aantekeningen naar vaste rapporten voor elke leerling?
Een invoerplan van zes weken, met per stap een concreet resultaat en een moment om bij te sturen.
Kosten en budget
Hoeveel tijd en geld kost het om elke maand over elke leerling te rapporteren?
Reken je rapportage door: uren, uurtarief, softwarekosten en btw. Zo weet je wat een vast verslag werkelijk kost.
Hoofdstuk 09
Laat zien hoe jouw rapport eruit komt te zien
Vertel in een paar zinnen hoe je nu rapporteert: met hoeveel begeleiders je werkt, hoeveel leerlingen je begeleidt en waar het maandelijks vastloopt. Je krijgt een antwoord dat over jouw situatie gaat, met een voorbeeldrapport dat past bij de vakken die jij begeleidt.
Een demo duurt ongeveer een half uur en gaat over je eigen werkwijze, niet over een lijst met functies. Er volgt geen verkoopgesprek als het niet past.
Stuur je liever een mail? Schrijf dan naar jimenezjulien42@gmail.com. Binnen twee werkdagen krijg je persoonlijk antwoord van de maker.