Bijlesrapport
Voorin het schrift

Jimenez Julien, de maker van Bijlesrapport

Achter deze site zit een persoon, geen redactie. Ik bouw Bijlesrapport, ik schrijf de artikelen die je hier vindt, en ik ben degene die antwoordt als je het formulier invult.

Hoofdstuk 01

Wie ik ben

Ik maak kleine, scherp afgebakende software voor mensen die naast hun eigenlijke werk ook nog moeten verantwoorden wat ze doen.

Portretfoto van Jimenez Julien, de maker van Bijlesrapport.

Jimenez Julien

Maker en schrijver van Bijlesrapport

Ik ontwerp en bouw webtoepassingen voor kleine organisaties: een bureau met drie begeleiders, een zelfstandige die alles zelf doet, een vereniging waar het werk op vrijwilligers rust. Wat die opdrachtgevers gemeen hebben, is dat ze goed zijn in hun vak en weinig tijd hebben voor de administratie eromheen.

Bijlesrapport is daar het directe gevolg van. Het is geen platform dat alles wil doen, maar een instrument voor precies een taak: van korte sessienotities een maandelijks voortgangsverslag maken dat een ouder in gewone taal kan lezen.

Hoofdstuk 02

Waarom uitgerekend bijles

Bijles is een van de weinige diensten waarbij de klant het resultaat vrijwel nooit ziet gebeuren.

Een ouder betaalt voor uren die zich achter een gesloten deur afspelen, met een kind dat op de vraag hoe het ging meestal antwoordt dat het wel ging. De begeleider weet precies wat er is gebeurd, maar heeft na een dag lesgeven geen zin meer om daar een verslag over te schrijven. Zo ontstaat een gat: de een heeft het overzicht en geeft het niet door, de ander betaalt en tast in het duister.

Dat gat is niet op te lossen met meer contact. Losse berichten na elke les kosten juist meer tijd en geven minder overzicht, zoals ik uitwerk in het stuk Werkt een vast voortgangsverslag per maand beter voor ouders dan losse appjes na elke les? Wat wel werkt, is een vast moment met een vaste vorm: elke maand hetzelfde soort verslag, zodat een ouder na drie maanden een lijn ziet in plaats van losse indrukken.

Ik vind dat een mooi probleem, omdat de oplossing klein mag blijven. Er is geen leerplatform nodig, geen dashboard vol grafieken en geen kunstmatige intelligentie die doet alsof zij het kind kent. Er is een tutor nodig die drie regels opschrijft na de les, en software die daar aan het eind van de maand een leesbaar geheel van maakt.

Hoofdstuk 03

Hoe ik me in dit vak heb ingelezen

Ik ben geen tutor en doe niet alsof. Wat ik wel doe, is de praktijk van rapporteren tot in detail uitpluizen voordat ik er software voor schrijf.

Voor Bijlesrapport ben ik begonnen bij de vorm van het rapport zelf: welke onderdelen erin staan, in welke volgorde ouders ze lezen en op welk punt ze afhaken. Daarna kwamen de randvoorwaarden. Wie notities bewaart over minderjarige leerlingen, verwerkt persoonsgegevens en heeft met de Algemene verordening gegevensbescherming te maken, die sinds 25 mei 2018 van toepassing is en in Nederland wordt aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Een bijlesbureau dat gegevens laat verwerken door software, heeft een verwerkersovereenkomst nodig zoals artikel 28 AVG die voorschrijft, en houdt een verwerkingsregister bij op grond van artikel 30 AVG.

Die regels zijn geen bijzaak in dit vak, ze bepalen hoe het notitieveld eruit hoort te zien. Daarom staat in Bijlesrapport bij dat veld een waarschuwing dat gezondheidsgegevens en andere bijzondere persoonsgegevens uit artikel 9 AVG er niet in horen. Ik heb die achtergrond uitgeschreven in het artikel Wat moet je volgens de AVG regelen als je notities over minderjarige leerlingen bewaart? Daar kun je nalezen waarop de keuzes in de software rusten.

Verder heb ik gekeken naar wat een bureau administratief nog meer moet dragen: de bewaarplicht van zeven jaar voor de administratie, de vraag of de kleineondernemersregeling met haar omzetgrens van 20.000 euro per kalenderjaar van toepassing is, en hoe je de uren per leerling terugvindt als je een factuur moet onderbouwen. Dat soort dingen bepaalt of een exportknop nuttig is of alleen maar aanwezig.

Hoofdstuk 04

Hoe ik werk

Kort gezegd: eerst luisteren naar een echte maand, dan pas bouwen.

  1. Ik begin bij jouw maandwisseling

    In een gesprek van ongeveer een half uur loop ik met je door hoe je nu rapporteert: wie schrijft wat op, waar staat het, en op welk moment gaat het mis. Dat gesprek gaat over jouw werkwijze, niet over een lijst met functies.

  2. Ik maak een voorbeeldrapport van jouw vakken

    Liever dan een demo met verzonnen leerlingen laat ik zien hoe een verslag eruitziet met de vakken en niveaus die jij begeleidt. Dan is meteen duidelijk of de vorm past.

  3. Ik bouw klein en laat snel zien

    Nieuwe functies komen in kleine stappen, met een echte gebruiker die er direct mee werkt. Wat na een maand niemand gebruikt, gaat er weer uit.

  4. Ik schrijf op wat ik leer

    Alles wat ik tegenkom en algemeen bruikbaar is, komt terecht in de artikelen op deze site. Zo blijft de kennis beschikbaar, ook als je nooit klant wordt.

Hoofdstuk 05

Wat ik bewust niet doe

Een instrument wordt scherper van wat je eruit laat. Deze grenzen liggen vast.

  • Geen oordeel over het kind Bijlesrapport rekent geen scores uit en geeft leerlingen geen label. Het verslag beschrijft wat er is gedaan en wat de volgende stap is; de duiding blijft van de begeleider.
  • Geen boekhouding Er zit geen facturatie en geen betaalkoppeling in. Je exporteert de geregistreerde uren per leerling en gebruikt die in je eigen administratie.
  • Geen doorverkoop van gegevens Leerlinggegevens zijn van jou en van de ouders. Ze worden niet gebruikt voor advertenties, niet gedeeld met derden en niet ingezet om modellen te trainen.
  • Geen verzonnen bewijs Je vindt op deze site geen klantnamen, sterbeoordelingen of onderzoekscijfers. Wat ik niet kan onderbouwen, schrijf ik niet op.
Hoofdstuk 06

Alles wat ik over rapporteren in de bijles schreef

Negen artikelen, negen invalshoeken. Samen vormen ze de achtergrond bij de rapportagesoftware van Bijlesrapport.

Naar het overzicht met foto's

Hoofdstuk 07

Rechtstreeks contact

Vragen over de software, over een artikel of over de manier waarop ik met leerlinggegevens omga? Je krijgt antwoord van mij, niet van een servicedesk.

Mail gerust naar jimenezjulien42@gmail.com, of vul het contactformulier in met een korte schets van je situatie. Binnen twee werkdagen krijg je een persoonlijk antwoord. Klopt er iets niet in een artikel, laat het dan weten: ik pas het aan en zet de datum van wijziging erbij.

Vraag een demo aan Bekijk de tarieven