Privacyverklaring van Bijlesrapport
Bijlesrapport gaat over kinderen die bijles krijgen. Dat betekent dat er gegevens in het spel zijn die zorgvuldigheid vragen: de naam van een leerling, het vak waarin het niet lekker loopt en de notities die een tutor na de sessie opschrijft. Hieronder staat precies wat er met die gegevens gebeurt.
Bijgewerkt op 2 februari 2026
Wie verantwoordelijk is, en wanneer
De uitgever van deze site en de maker van de software is MLJ, ingeschreven onder SIREN 934 769 837, te bereiken via jimenezjulien42@gmail.com. De volledige bedrijfsgegevens staan in het colofon.
De rol van MLJ verschilt per situatie, en dat verschil is belangrijk:
- Voor deze website is MLJ verwerkingsverantwoordelijke. Het gaat om je bezoek aan de pagina's en om wat je zelf invult in het contactformulier.
- Voor de gegevens in de software is MLJ verwerker. Het bijlesbureau, de huiswerkbegeleider of de zelfstandige tutor die met Bijlesrapport werkt, bepaalt welke leerlinggegevens erin komen en met welk doel. Die partij is verwerkingsverantwoordelijke en sluit met MLJ een verwerkersovereenkomst, zoals artikel 28 AVG voorschrijft.
De Algemene verordening gegevensbescherming is van toepassing sinds 25 mei 2018 en wordt in Nederland aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Beide vormen het kader voor alles wat hieronder staat.
Welke gegevens deze dienst raakt
Bijlesrapport verwerkt drie duidelijk gescheiden stromen. Ze staan los van elkaar en worden niet met elkaar gecombineerd.
1. Je bericht via het contactformulier
Vul je het formulier op deze site in, dan komen de volgende gegevens binnen: je naam, je e-mailadres, eventueel de naam van je bedrijf of organisatie, het onderwerp dat je in de keuzelijst aanvinkt en de tekst die je zelf schrijft. Daarnaast registreert de hostingpartij technische gegevens die bij elke aanvraag horen, zoals het IP-adres en het tijdstip, om misbruik van het formulier tegen te gaan.
2. Je account als begeleider of bureau
Werk je met de software, dan houden we bij: je naam, je e-mailadres, je rol binnen het bureau (bijvoorbeeld tutor, coördinator of beheerder), je facturatiegegevens en een beperkt logboek van handelingen zoals inloggen en het versturen van een rapport. Dat logboek is nodig om te kunnen nagaan wie welk rapport heeft verzonden.
3. De gegevens in de rapporten zelf
Dit is de kern van de dienst en tegelijk het gevoeligste deel. Het gaat om:
- de voornaam en achternaam van de leerling, of een roepnaam als het bureau daarvoor kiest;
- het leerjaar, het niveau en de school, voor zover het bureau die invult;
- de vakken waarin begeleiding plaatsvindt;
- de datum, de duur en de aanwezigheid per sessie;
- de sessienotities van de tutor: behandelde stof, gemaakte afspraken, opvallende punten;
- cijfers of toetsresultaten, alleen als de ouder of de leerling die zelf heeft doorgegeven;
- de naam en het e-mailadres van de ouder of verzorger die het rapport ontvangt.
Meer dan dit vraagt de software niet, omdat meer niet nodig is voor een leesbaar maandverslag. Waarom die keuze zo strikt is uitgewerkt, lees je in het artikel over leerlinggegevens en de AVG in een bijlespraktijk.
Doel en grondslag
| Gegevens | Doel | Grondslag |
|---|---|---|
| Contactformulier | Je vraag beantwoorden, een demo inplannen, een offerte maken | Stappen voorafgaand aan een overeenkomst, op jouw verzoek |
| Accountgegevens | Toegang geven, rollen scheiden, factureren, ondersteuning bieden | Uitvoering van de overeenkomst met het bureau of de tutor |
| Technische logbestanden | Beveiliging, foutopsporing, misbruik van formulieren tegengaan | Gerechtvaardigd belang bij een werkende en veilige dienst |
| Leerling- en oudergegevens | Het maandrapport samenstellen en aan de ouder bezorgen | Bepaald door het bureau als verwerkingsverantwoordelijke, vastgelegd in de verwerkersovereenkomst |
MLJ gebruikt de inhoud van rapporten en sessienotities niet voor eigen doeleinden. Er wordt niet mee geadverteerd, ze worden niet verkocht en ze worden niet gebruikt om modellen mee te trainen.
Wat niet in een rapport hoort
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG. Een diagnose, een verklaring van een behandelaar of een aantekening over medicijngebruik hoort daarom niet in een sessienotitie thuis, ook niet als het goed bedoeld is.
Bij het notitieveld staat een waarschuwing die dit uitlegt, en de rapportsjablonen bevatten geen velden voor diagnoses of medische informatie. Een begeleider die toch iets bijzonders moet vastleggen, doet dat buiten Bijlesrapport om, met een eigen grondslag en met de afspraken die daarbij horen. Schrijf in het rapport wat je in de begeleiding doet, niet wat een kind mankeert.
Werkt een bureau structureel met gevoelige informatie of op grote schaal, dan kan een data protection impact assessment nodig zijn, de beoordeling uit artikel 35 AVG. Dat is een verantwoordelijkheid van het bureau zelf; MLJ levert desgevraagd de technische informatie die daarvoor nodig is.
Hoe lang gegevens blijven staan
- Berichten via het contactformulier blijven bewaard zolang het contact loopt en daarna nog een beperkte periode voor de administratie van aanvragen. Daarna worden ze in de eerstvolgende opschoonronde verwijderd.
- Rapporten en sessienotities blijven staan zolang het bureau daarvoor kiest. Het bureau stelt de bewaartermijn in en kan gegevens van een leerling in een keer verwijderen als de begeleiding is afgerond.
- Facturatiegegevens vallen onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar en worden daarom niet eerder verwijderd.
- Technische logbestanden worden kort bewaard, alleen zolang ze nut hebben voor beveiliging en foutopsporing.
Zegt een bureau de dienst op, dan blijft de export van alle rapporten en notities beschikbaar totdat het bureau zelf laat verwijderen. Zo raakt niemand een dossier kwijt door een opzegtermijn.
Ontvangers en verwerkers
Gegevens worden alleen gedeeld met partijen die nodig zijn om de dienst te laten werken:
- Netlify host deze website en handelt de inzendingen van het contactformulier af. Netlify treedt daarbij op als verwerker.
- De hosting van de software draait op servers binnen de Europese Unie, net als de e-mailvoorziening waarmee rapporten naar ouders worden verstuurd.
- De ouder of verzorger ontvangt het rapport over het eigen kind. Dat is het doel van de dienst; het bureau bepaalt wie op de verzendlijst staat.
Verder worden er geen gegevens aan derden verstrekt, tenzij een wettelijke verplichting daartoe dwingt. Er is geen doorgifte van leerlinggegevens naar landen buiten de Europese Unie waarvoor aanvullende maatregelen nodig zouden zijn.
Beveiliging en datalekken
De verbinding met deze site en met de software verloopt versleuteld. Toegang tot rapporten is gebonden aan een account met een eigen rol: een tutor ziet de leerlingen die hij begeleidt, niet het hele bestand van een vestiging. Wijzigingen aan een rapport zijn herleidbaar tot een gebruiker.
Gaat er onverhoopt toch iets mis, dan geldt de meldplicht uit de AVG: een datalek wordt binnen 72 uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens gemeld, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert voor de betrokkenen. Alle lekken worden intern geregistreerd, ook de kleine. Als verwerker informeert MLJ het betrokken bureau onverwijld, zodat dat bureau zijn eigen meldplicht kan nakomen.
Een bureau dat met Bijlesrapport werkt, houdt zelf een verwerkingsregister bij op grond van artikel 30 AVG. De uitzondering voor organisaties met minder dan 250 medewerkers vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is, een risico voor betrokkenen inhoudt of bijzondere persoonsgegevens betreft, en in de praktijk geldt de plicht daardoor bijna altijd. MLJ levert de gegevens aan die je voor je register nodig hebt.
Jouw rechten
Iedereen van wie gegevens worden verwerkt, heeft recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, dataportabiliteit en bezwaar. Een verzoek wordt binnen een maand beantwoord. Is het verzoek ingewikkeld, dan mag die termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; je hoort dan binnen de eerste maand dat dit gebeurt en waarom.
Gaat het om gegevens van een leerling, dien je verzoek dan in bij het bijlesbureau of de tutor: die partij is verwerkingsverantwoordelijke en heeft de toegang tot het dossier. MLJ ondersteunt het bureau daarbij en verwijst je door als een verzoek per ongeluk hier binnenkomt.
Gaat het om je eigen bericht via het contactformulier of om je account, mail dan rechtstreeks naar jimenezjulien42@gmail.com.
Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Ben je het niet eens met de manier waarop met je gegevens is omgegaan, laat het dan eerst weten; de meeste kwesties zijn snel op te lossen. Kom je er niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de AVG.
Wijzigingen en contact
Verandert er iets aan de dienst waardoor deze verklaring niet meer klopt, dan wordt de tekst aangepast en de datum bovenaan bijgewerkt. Grote wijzigingen worden aan bestaande klanten per e-mail gemeld.
Vragen over deze verklaring, over de verwerkersovereenkomst of over wat er precies in een rapport terechtkomt? Mail naar jimenezjulien42@gmail.com of gebruik het contactformulier. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord. Zie ook het cookiebeleid en de algemene voorwaarden.